7 Passos de Gestão do Tempo para um Planejamento Produtivo

Tudo o que você precisa saber sobre Gestão do Tempo e Planejamento. Aprenda a Ganhar mais tempo e a construir uma rotina mais produtiva.

Hábitos e Fracassos

Provavelmente, agora, você deve estar se perguntando: por que é tão difícil mudar hábitos e ter resultados satisfatórios?

Com toda a certeza você deve ter muitos pontos em sua vida em que anseiam fortemente por mudanças; porém, se você ainda não conseguiu realizá-las, talvez, seja porque o seu “fazer” ainda não esteja bem alinhado com o seu desejo.

Em outras palavras, se existe um espaço entre aquilo que se deseja, que se quer, e aquilo que de fato nos colocamos a fazer, então, se faz preciso modificar atitudes, comportamentos, bem como a maneira como pensamos e racionalizamos os acontecimentos, a fim de que alcancemos os resultados esperados. Afinal, é muita insanidade querer resultados diferentes quando vivemos nos mesmos padrões, com as mesmas atitudes de sempre.

Como Gerar Hábitos Bem Sucedidos?

Todo mundo tem algum hábito que quer mudar ou que deseja adquirir. Todavia, é preciso entender que, para desenvolver novos hábitos, precisamos de competências específicas, sendo a produtividade a principal delas. Isto é, quando seus hábitos são produtivos, você adquire um grau de eficiência em suas atividades, aumentando a eficácia naquilo que se pretende.

Todo hábito que você quiser desenvolver estará intrínseco na intercessão de três componentes: desejo, conhecimento, habilidade

A respeitos desses tais fatores que possuem série relevância na construção de hábitos, podemos fazer as seguintes considerações:

1. Desejo: se refere ao “querer”. É o motor que te impulsiona na realização do que se quer.
2. Conhecimento: é referente ao “o que fazer”. Este passo é muito importante, pois, quando não sabemos o que fazer, não existe possibilidade de sair do lugar. Afinal, sem sentido definido, logo, sem direcionamento para seguir.
3. Habilidade: se refere ao “como fazer”. Para podermos escolher um bom método e obter desempenho adequado neste, é preciso ter um conjunto de habilidades direcionadas na concretização de nossos objetivos. Em outras palavras, não existe método sem boas habilidades para desempenhá-lo.

Gestão de Tempo e Planejamento

Até agora falamos sobre habilidades e sobre a importância destas no desenvolvimento de um bom planejamento. Entre essas competências tão necessárias, que devemos desenvolver e que devem estar a serviço de nosso planejamento, está a gestão do tempo.

A gestão do tempo é muito necessário na busca de qualquer objetivo, uma vez que, quem de fato administra bem o seu tempo, pode alcançar o dobro dos resultados num menor espaço de tempo.

A razão de ser de um bom planejamento está em proporcionar a você os melhores resultados. Porém, isso irá depender das competências que você adquirir e colocar a disposição do mesmo. Dai a inegável importância em se adquirir uma boa gestão de tempo. Em outras palavras, um planejamento que consegue evitar procrastinação, possui boa organização e adquire capacidades importante como delegar tarefas quando necessário, é, sem pestanejar, um planejamento produtivo, sendo a palavra produtividade o segundo nome para gestão de tempo.

Vejamos um passo a passo que explicita bem essa dinâmica:

Produtividade: Gestão de Tempo e Planejamento em 7 Passos

1- Visualize o Resultado

É muito comum as famosas listas de fim de ano, nas quais assinalamos o que gostaríamos de fazer no ano seguinte. O mais Interessante dessas listas é que, entra ano e sai ano, os desejos e sonhos são sempre os mesmos. Por que isso acontece? E a resposta é muito simples: não damos a prioridade devida para aquilo que não julgamos importante.

Uma vida não planejada estará sempre fadada a ironia de que nosso tempo seja gasto em apagar incêndios, ou em nos percebermos gastando uma energia absurda para resolver situações, que se tornaram complicadas, quando deveriam ser simples. Logo, para pensarmos melhor essa dinâmica, vamos fazer o seguinte exercício:

1. Pense em algo que você gostaria de fazer se tivesse mais tempo. Quem sabe um curso? Lazer? Viagens? O importante aqui é decidir por algo.

2. Assinale imagens, ou descreva este objetivo em algum lugar que lhe seja sempre visível.

Parece algo bobinho, mas, a verdade é que essa iniciativa tem como intuito demostrar a necessidade que temos em manter um reforço visual, para que possamos trabalhar em função da realização de um objetivo pretendido.

Essa experiência em específico costuma ter bons resultados, visto que enfatiza uma situação muito comum que enfrentamos ao longo da vida: a predileção que temos por problemas e como, por meio disso, acabamos por sufocar nossos sonhos. Portanto, não importa o nível de problemas que você tenha, ou tarefas que você se propôs a fazer, mas, sim; o importante mesmo é ter sempre em mente algo que lhe garanta manter o total foco no seu objetivo e em mantê-lo vivo.

2 – Estude

Nada acontece da noite para o dia; então, não deveríamos almejar resultados antes do esforço necessário para que estes se concretizem. Contudo, nós não só queremos as coisas antes da hora, como também agimos imaturamente, tanto na maneira como nos organizamos como também administramos nosso tempo, na esperança em alcançar tais resultados. Pudera! Não aprendemos na escola a gerenciar nosso tempo tampouco a planejar. Deste modo, e para suprir tais necessidades,  acabamos por criar nosso jeitão de agir e de tentar resolver as coisas.

Infelizmente, este artigo serve para te dizer, entre tantas coisas, que esse seu jeito de sempre (de anotações em papeizinhos, de guardar na cabeça, de comprar agendas e não utilizar) precisa ser modificado se você quiser mesmo ter resultados. Logo, se você precisa ganhar mais tempo, se os seus dias andam curtos para resolver tanta coisa, é sinal de que você precisa desenvolver um método melhor e não há outra forma de conseguir isso senão estudando e aprendendo.

Para gerar bons resultados na vida, precisaremos sempre aprimorar nossos métodos. Desde comer, arrumar a casa, tarefas simples, a desejos mais ambiciosos, como resolver problemas no trabalho, começar um modelo de negócios, realizar sonhos. Tudo na vida necessita de bons métodos; e, em relação à gestão do tempo, é a mesma coisa: você precisa começar a estudar imediatamente.

Uma boa dica para reforçar seu conhecimento sobre planejamento e definição de metas, para que você possa enfim alcançar seus objetivos, é o nosso curso Método Concretize. Acesse o banner abaixo para conhecer.

3 – Defina Objetivos

Defina Objetivos:

• É preciso ter clareza do que se quer e não há como conseguir isso sem definir exatamente o que se quer e como se quer. Tratamos melhor sobre esse assunto em artigo específico disponível em Planejamento em 3 Passos: O que Você Deve Fazer para Tirar Suas Metas do Papel

Defina ações direcionadas

• Uma vez definidos os objetivos, é preciso considerar e descrever quais serão as ações necessárias a fim de que alcancemos esses objetivos. Portanto, entenda que ações bem definidas precisão de delimitações: quanto de tempo você vai precisar; quando você pretende realizar as ações enumeradas; onde e como será feito.

4 – Planejamento

A ideia de um bom planejamento não está em ter muitas horas, mas, em ser eficiente com as horas que se tem.

Se eu tivesse 6 horas para cortar uma árvore, passaria 4 horas amolando o machado.

• Quando você aprende a planejar você deixa de pensar no que vai fazer e passa executar. Você deixa de ser uma pessoa procrastinadora e se torna uma pessoa executora.

• Uma boa gestão de tempo consiste num bom planejamento.  Planejar dá trabalho, mas, é importante que se priorize tempo para tal, pois, um bom planejamento é capaz de otimiza todo um processo de execução dos nossos objetivos.
• Sem sombra de dúvidas, é o planejamento, quem prepara o terreno para que possamos executar com eficiência uma determinada tarefa. 
• É importante salientarmos que todo o planejamento focado numa melhor gestão do tempo demanda um investimento de tempo para o desenvolvimento desta habilidade.  A ideia não é trazer rigidez para a vida. Afinal, não somos robôs, mas, todo o bom planejamento se pretende dar clareza quanto a direção a seguir, bem como trazer mais eficiência as ações realizadas.

5 – Identifique Suas Prioridades

Organize Sua Rotina

• Não basta saber quais ações vão ser executadas se estas não estiverem  organizadas com coerência. É necessário distribuir as tarefas de maneira efetiva, priorizando o que é mais importante.  Por esta razão, precisamos adotar atitudes que visam a encaixar as atividades menos importantes no que já foi pré-definido para as atividades mais importantes. Sim. O seu tempo deve ser mais disponível, mais acessível, aquilo que lhe dará mais resultados e não o contrário.
• O problema da maioria das pessoas está justamente aqui: gastar muito tempo e energia com o que não traz o real resultado. Portanto, quando olhamos para nossa rotina, também devemos pensar nas possibilidades de eliminar ou delegar aquilo que está disfarçado de alta prioridade, mas, que, na verdade, anda roubando nosso tempo e minando nossos resultados.

A Tríade do Tempo

Nós realmente sonhamos com aquilo que deveria ser importante, mas, por conta do mundo cada vez mais frenético em que habitamos e por não sabermos administrá-lo devidamente nas horas que temos, acaba que os imprevistos, as tarefas secundárias acabam ocupando o lugar do que deveria ser de fato importante.

Em meio a um cenário no qual desconhecemos formas de fazer com que a agitação do mundo caiba em nossas horas de vida é que surgem conceitos como a tríade do tempo. Quando falamos neste conceito em específico, estamos nos orientado por uma forma de organizar nosso tempo de maneira tripartida. Isto é, em vez de assimilarmos todas as tarefas sem definir o grau de importância para conclusão das mesmas, esse processo de gestão consiste em etiquetar nossas tarefas e metas com três identidades específicas: Importante, Urgente e Circunstanciais

TAREFAS URGENTES

Precisam ser feitas no exato momento. Também podem ser tarefas que você é obrigado a fazer por conta de situações emergenciais e excepcionais. Além de poderem também representar situações não bem resolvidas em algum momento passado. Costumam gerar estresse e podem causar outras consequências negativas se não forem feitas como problemas de saúde, problemas na vida pessoal e conjugal e adiamento de projetos e sonhos.

Para contornar esse tipo de afazer precisamos ter em vista alguns mecanismos como:

• Planejar: se algo precisa ser feito, não deixe para ultima hora
• Aprender a dizer não: pois, aceitar tudo o que pedem não só prejudicará você, mas também pode prejudicar pessoas da sua estima e familiares.
• Delegar: afinal, outras pessoas podem fazer o trabalho melhor do que você também porque o foco delas estará totalmente nisso.

TAREFAS CIRCUNSTANCIAIS

Representam um reflexo de seus antigos hábitos e de uma má rotina. Também estão aqui dentro: reuniões desnecessárias, pessoas que não tem importância real em sua vida, hábitos ociosos infrutíferos (TV, redes sociais, conversas rasas, tudo isso em excesso).

Para contornar o surgimento de mais tarefas circunstanciais, devemos fazer um exercício de consciência. Portanto, se pergunte:

• Quanto tempo você tem jogado fora com atividades que não agregam nada a sua vida? Quais são as atividades circunstanciais que estão tomando seu tempo e gerando consequências negativas? Quantas foram às vezes que a falta de disciplina acabou com os seus sonhos? Você é viciado em redes sociais? Em acordar tarde? Em TV? Qual é o seu vício roubador de tempo?

TAREFAS IMPORTANTES

São as tarefas que realmente vão trazer resultados e fazer a diferença em sua vida. Esse tipo de tarefa te fará progredir no físico, emocional, profissional e espiritual. Estão inclusos aqui: atividade física, projeto dos sonhos, se dedicar a momentos com a família e amigos, estudar, meditar, orar, descobrir novas potencialidades como ouvir música, tocar instrumentos, aprender outro idioma; além de investir em entretenimento saudável como viajar.

São essas as tarefas que devem ocupar a maioria do seu tempo.

6 – Ferramentas

Dois pontos são importantes salientar:

• Todo o planejamento necessita da definição de um bom método, sendo este o responsável pela organização das estruturas de um projeto.

• Todo método é composto de ferramentas que melhor organizem as etapas de um bom planejamento

Até agora discutimos o método; contudo, de nada adianta um bom método sem a definição de ferramentas que se adéquem a ele. Desta forma, se você quiser organizar melhor o seu tempo, você vai precisar de boas ferramentas para elencar suas prioridades e melhor se planejar:

1 – Planner e Agenda

A agenda serve para organizar compromissos e lembretes diários datados, como em um calendário. Se você quer por exemplo apenas manter o controle das suas tarefas diárias datadas, então ok, uma agenda resolve seu problema.

Porém o planner é muito mais que isso, pois nele você consegue organizar e planejar coisas que não estão necessariamente datadas, como suas metas, suas viagens, sua vida financeira, etc. O planner lhe dá a liberdade de personalizar, organizar e manter juntos no mesmo lugar, todas as informações que você
precisa da forma que você preferir.

2 – Trello

Para pessoas mais visuais, o Trello é bastante indicado. Ele permite que você faça diferentes fichas de atividades e movimente-as pelas listas de tarefas. Também ajuda você a visualizar melhor os projetos

O Trello é bastante conhecido por ser uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas, extremamente versátil e que pode ser ajustado de acordo com as necessidades do usuário.

Você pode utilizá-lo para organizar as suas tarefas do trabalho, os seus planos de viagens, as prioridades de seus estudos, entre muitos outros.

Por se moldar conforme os objetivos de cada usuário, o Trello pode ser tanto usado por um só indivíduo como para trabalhos em equipe.

3 – Aplicativos

• Evernote:

Uma das melhores ferramentas para ajudar você a se organizar. Excelente para anotar ideias. Um verdadeiro “cérebro online”, no qual você pode armazenar ideias, textos, músicas e de maneira organizada, a fim de contribuir na execução de seu planejamento. Além disso, o Evernote possui seção de listas e diversas formas de organizar tarefas para uma melhor execução de atividades planejadas.

• Técnica do Pomodoro

A Técnica Pomodoro é usada por pessoas que precisam se concentrar em suas atividades para atingir determinados objetivos. É um método de gerenciamento de tempo para aumentar sua produtividade.

Um cronômetro é usado para dividir o tempo em intervalos chamados pomodoros e pausas. A duração de cada intervalo depende do seu nível de foco, mas geralmente é de 25 minutos para pomodoros e 5 minutos para pausas.

• Google Agenda/Google Calendar

Aqui você consegue criar compromissos em agenda personalizada. Um dos maiores benefícios está em fazer um planejamento em agenda compartilhável tanto com seus contatos, como também com espaço na nuvem compartilhável e e-mail. O programa também fornece seu próprio sistema de programação inteligente de reuniões, que também é compartilhável via agenda.

7 – Ação

Pare de pensar no quando (quando eu tiver tempo, quando eu tiver mais dinheiro…) e comece. As pessoas não começam porque olham para o todo daquilo que querem e desanimam, mas sim se focam naquilo que podem fazer e simplesmente começam.

Sim. Muitas pessoas, quando percebem que falta muito para que o desejo se torne realidade, desanimam antes mesmo de começar. E é aí que o tal “quando” aparece. Neste sentido, é necessário que você entenda que seus objetivos precisam ser vistos de maneira fracionada; isto é,  seu desempenho sobre eles precisa ser diário, tanto para que você se aperfeiçoe no processo, como também para que você consiga sair do lugar. Portanto, identifique o que você pode construir em um mês e se preocupe com o que você pode desenvolver semanalmente através de seu exercício  diário para a construção do todo.

Por Fim, Transforme Seu Planejamento Produtivo em Hábitos Eficazes

Não existe como transformar um bom planejamento em bons hábitos sem um método adequado. Logo, dentro da Tríade do Tempo o autor nos informa um método com 5 passos, que reforça o planejamento em 7 passos esboçado no subtítulo acima.

Vejamos então os 5 pontos do método, na prática:

Identidade e Mudança de Hábitos

A etapa mais importante do processo é o autoconhecimento. Por esta razão, tire algum tempo para fazer reflexões contundentes acerca de quem você é e do que você quer.

Pergunte-se:

• Quais são as pessoas que trazem sentido a sua vida?
• O que te faz se sentir vivo? Por que você levanta da cama todos os dias? Isso reflete o seu propósito?
• Você tem um propósito?
• Que legado você quer deixar para o mundo e para aqueles que você ama?

Metas e Objetivos

Se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve.

É preciso ter objetivos na vida e fazer dessa uma conste realização de metas. Muitas pessoas se sentem perdidas, se dizem rodando em círculos e não conseguem sair do lugar e isso tem duas razões de ser: mentalidade errada (tratamos disso no artigo: Mindset de Crescimento: Uma Mudança de Mentalidade para o Sucesso) e falta de objetivos bem estabelecidos.

A partir do momento que você entende quem é você e o que faz sentido na sua vida, torna-se muito mais fácil pensar em objetivos e na definição de metas para atingi-los.

Além de ser como uma bússola indicando onde você quer chegar, ter objetivos e metas costuma filtrar seus hábitos. Isto é, quem tem objetivos bem estabelecidos e um planejamento concreto, conseguirá, em seus hábitos diários, se esquivar de práticas e atividades que tendem a afastá-lo do caminho correto.

Planejamento como Hábito

Como já mencionamos, não basta querer chegar lá, você precisa saber como fazê-lo. Todavia, para que seu planejamento se torne hábito, é hora de fazer a junção entre método o planejamento:

Ilustre seus objetivos

Deixe seu objetivo a mostra de todas as formas que você puder fazê-lo. Seja num planner, num mural, monte um moodboard se preciso, mas, traga para sua visão diária aquilo que você quer. É só dessa forma que você conseguirá ter resiliência e consistência para que isso se concretize em sua vida.

Metas diárias, semanais, mensais

O que separa o pensador, sonhador do executor, realizador, por muitas vezes é só uma caneta e um papel. Ou seja, para alcançar os seus objetivos, você precisa dar pequenos passos diários, semanais, mensais e isso deve ser externalizado por meio de seus hábitos. Portanto, organize suas metas em um planner, trello, bullet journal, aplicativos eletrônicos… Busque a ferramenta que mais se adéque a você e as suas metas e comece já a executá-las.

Arrume a sua bagunça

Pare de perder tempo e energia com aquilo que você não precisa. Identifique e elimine o lixo da sua mente, da sua mesa; organize seu quarto e seu ambiente de estudo; limpe e organize seu computador, arquive documentos nas pastas adequadas, estabeleça horário para a leitura de e-mails

Lista diária

Listas de Tarefas são bem-vindas contanto que você saiba trabalhar com essa ferramenta do jeito certo. Logo, para que isso aconteça, procure não riscar atividades aleatoriamente de sua lista, tampouco dê preferência a atividades mais fáceis ou menos importantes, exceto se estas contribuírem de alguma forma para a resolução do que é de fato urgente ou importante no seu dia.

Primeiro, de prioridade ao que você realmente precisa fazer; em seguida, faça uma estimativa do quanto irá durar cada atividade; por fim, priorize o que é mais importante.

Execução: Gestão do Tempo é a Ferramenta dos Executores

Não espere o momento certo para mudar o que precisa ser mudado. Entenda que, para se priorizar, você deve deixar de ser cervo daquilo que, como diz a tríade do tempo, é urgente ou circunstancial.

Entre seus sonhos e a realização deles existe um caminho a ser traçado; e, para transformar sonhos em objetivos, antes de mais nada, você deve ser o primeiro a ser transformado.

Nada daquilo que você almeja de novo para sua vida chegará até você. Não pelo menos se você continuar a ser a pessoa de sempre, pois, tudo isso só pode fazer parte da rotina do novo você. Portanto, transforme seus pensamentos e seus hábitos. Seja o tipo de pessoa que executa e não aquele tipo de gente que só fica esperando. Afinal, a primeira conquista que você precisa festejar dentro de um processo é a conquista de si mesmo.